Es importante contar con Políticas y Procedimientos en su negocio?

Podría decirse que la mayoría de los empresarios y de emprendedores, llegan a un punto donde se sienten estancados, aún cuando en los negocios les pueden estar yendo bien. Y esto sucede porque todavía necesitan dedicarse cada minuto del día en atender hasta el más mínimo detalle operativo, administrativo y financiero e ir tomando decisiones sobre la marcha. Permanentemente se pueden estar comparando con otros empresarios del rubro que han logrado vivir la vida que siempre han deseado, con tiempo libre en sus manos para enfocarse en nuevos esfuerzos creativos o vacaciones con sus familias. ¿Pero qué es lo que ellos tienen que usted no?

Las claves para el éxito de toda empresa, grande o pequeña son sus sistemas, políticas y procedimientos escritos. Puede ser que el término “sistemas, políticas y procedimientos” suene intimidante y complejo, pero es lo que le da la estructura a un negocio, es prácticamente la carta de navegación de todas las empresas que trasciende más allá de las personas y del tiempo.

El desarrollo de estos sistemas le permiten a todos los dueños, administradores y empleados en general, salir del innecesario día a día y de tareas cotidianas que le impiden escalar y llevar el negocio al siguiente nivel. La implementación de estos sistemas puede transformar su negocio y liberarlo de hacer todo usted mismo. Es el único camino hacia la verdadera libertad en la gestión de la empresa.

• Cómo funcionan los sistemas, políticas y procedimientos

Un buen sistema incluye políticas y procedimientos escritos sobre un proceso en su negocio. Una política es algo que da la razón o la filosofía detrás del procedimiento, y el procedimiento da los pasos.

Recientemente en SCORE.ORG  en una de sus pubicaciones mencionó que “Es absolutamente esencial que la filosofía detrás de la política sea clara, sin esta premisa el procedimiento no tendrìa sentido. Si por ejemplo tiene una forma especial de hacer algo que es exclusivo de su negocio de saltarse directamente al procedimiento sin el contexto subyacente de la política, sus empleados no entenderán por qué están haciendo lo que están haciendo”.

Un gran sistema es aquel que inspira al empleado a actuar de la manera que usted desea, le da poder a los colaboradores para tomar decisiones, asegurar que el proceso se realice de la misma manera cada vez, no sòlo brinda a los clientes una experiencia consistente, sino que le otorga la libertad de construir su negocio y enfocarse en el panorama general.

• ¿Por dónde comenzar con sus sistemas? Nuestro consejo es que comience con todas las cosas que no le gusta hacer. Piense en las cosas que son los peores usos de su tiempo, o que son actividades que se hacen una y otra vez. Escriba exactamente cómo desea que se manejen estas tareas. Luego, pase gradualmente a las otras partes de su negocio.
• A continuación, haga que sus empleados escriban las políticas y procedimientos para sus roles en su empresa. Esto incluye todo, desde cómo hacen el café hasta cómo tratar e interactuar con los clientes. Esta documentación de sus empleados también le brinda una excelente oportunidad de revisión de cualquier política o procedimiento que le permita mejorar o descartar, al tiempo que les da a los empleados una propiedad importante sobre el proceso.
• Si tiene un nuevo empleado que ingresa al trabajo sin procedimientos escritos previamente,también puede hacer que escriban los procedimientos en tiempo real a medida que los aprenden.
• No se abrume, esto puede parecer una tarea aterradora y abrumadora que la mayoría de los emprendedores y empresarios preferirían evitar. Desarrolle un plan y programe uno o dos días al mes en el calendario para trabajar solo en sus sistemas y procedimientos. Debe dejar espacio para que usted y sus empleados trabajen en este proyecto, y el proyecto será mucho más fácil a medida que usted obtenga impulso dentro de su empresa.
• Sistematizarse mejorará radicalmente su negocio: La experiencia indica que a partir de una sistematización de procesos los negocios comienzan a crecer exponencialmente más rápido de lo que imaginaba. Y esto ocurre porque los empleados pueden capacitar a otros empleados aplicando los sistemas que han sido creado. Esto le permitirá apropiarse más del negocio y se sentirán empoderados y confiados para tomar las decisiones correctas.

En una imagen más amplia, los sistemas escritos le brindan al propietario, una plataforma para pararse, crecer y ser sostenibles en el largo plazo. Invierta el tiempo ahora para crear esta estructura en su negocio, liderar e impulsar a su empresa más allá de lo que sea posible.