Planificación y organización de la administración de mi negocio en 6 pasos

La planificación y organización de un negocio resulta un factor clave para la supervivencia empresarial. Una empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Esto debes evitarlo en tu negocio.

Pero, ¿Cómo organizar la administración de mi negocio? Es la primera pregunta que nos hacemos cuando nuestra empresa comienza a crecer y necesitamos mayor gestión.

Planificación y organización: La clave del éxito empresarial

Muchos emprenden ajustados a su pasión o por algo en lo que son muy buenos. Sin embargo, emprender una empresa pequeña, es para los dueños un trabajo muy desafiante.

Así sea alineado a su pasión o en lo que son buenos, esto no es suficiente. Es necesario comprender que se necesita mucho más que ser bueno en una industria en particular para llevar adelante un negocio.

Desde que se comienza o crea una empresa, el dueño debe asumir muchos roles y lidiar con eventualidades inesperadas.

Entonces, cuando el dueño no ve o logra la rentabilidad esperada, experimenta problemas en la forma de organizar el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios donde existen:

• Problemas de flujo de caja originado por no controlar los ingresos y gastos.
• Tomar dinero de la empresa para gastos personales por parte de los dueños.
• Una mala gestión de cobranzas.
• Vender los productos o servicios por debajo del precio que ofrezca un margen de ganancia.
• Falta de presupuesto.
• El capital humano no está alineado a la misión y visión del negocio.

Con lo cual, volvemos a la pregunta inicial: ¿Cómo puedo organizar mi administración?

Aquí empezamos definiendo organización en la administración: “Trabajar de manera coordinada en un ambiente externo específico, apuntando a un objetivo colectivo. Consiste en la división de tareas y en la asignación de responsabilidades. Por esto, es importante una buena organización administrativa”.

A continuación te presento 6 pasos para comenzar a organizar la administración de tu negocio:

1. Elaborar un flujo de caja

Llevar un Flujo de Caja para el control de las entradas (ingresos) y salidas (egresos) de dinero de la empresa. De tal manera, para calcular el saldo que posee la empresa en un periodo determinado se debe restar el total de ingresos menos el total de egresos.

Esto te permitirá saber si falta dinero en la empresa o no. Además, con este control puedes determinar si es necesario un financiamiento para poder continuar con las operaciones de la empresa.

2. Todo dueño debe asignarse un salario

El dueño debe asignarse un salario. Si se mezclan los gastos personales con los de la empresa, esto terminará en un caos. Evita mezclar tus finanzas, porque una cosa es tu vida personal y otra la de tu empresa.

Por ejemplo, no es correcto registrar en la empresa los gastos del colegio de los hijos, el seguro personal, el gimnasio, ya que no está relacionado directamente con la actividad de la empresa.

3. Hay que aprender a cobrar a tiempo

Vender y no cobrar a tiempo, puede resentir financieramente tu negocio. Ocúpate en mejorar el movimiento del dinero y así aumentar las posibilidades de supervivencia y crecimiento.

Tener un registro de la información de cobranzas ayuda a realizar el seguimiento, ya sea en un papel o una hoja de cálculo.

Para ello se debe incluir los siguientes datos de la factura: fecha, número de factura, monto, concepto, plazo de pago, fecha estimada de cobranzas, persona contacto y datos de la forma de pago.

4. Se debe saber cuánto cuesta operar el negocio

Una de las causas por las cuales un negocio se viene abajo es por una incorrecta estructura de precio. Una estructura que hace que con cada venta que se realiza se pierda dinero es perjudicial.

Primero se debe definir cuánto cuesta operar el negocio. Este es el punto de partida para realizar el cálculo del precio fijado del bien o servicio a ofrecer y poder mantener un saldo positivo.

Estos costos pueden dividirse en costos directos e indirectos. Los directos son aquellos que se asocian inmediatamente con hacer negocios, mientras que los indirectos son los que sirven para mantener el negocio en marcha día a día.

Por lo tanto, vigila muy de cerca los precios y el presupuesto. Entonces, analiza el costo y las ganancias de cada producto, de forma que visualices cómo contribuye cada uno con la rentabilidad.

5. Un presupuesto empresarial es tu mejor aliado

El presupuesto es el gran aliado para la toma de decisiones de la empresa. Realizar un presupuesto consiste en estimar los ingresos que va a tener la empresa para poder saber en todo momento si va bien o mal. Con el presupuesto en mano, podrás tomar decisiones oportunas y actuar para el bien del negocio.

“Tener una organización en la administración permite trabajar de manera coordinada para el logro de los objetivos.”—Flor Rosales.

Cuando se hace un presupuesto, lo que se está realizando es una previsión. ¿Una previsión de qué? De los ingresos y egresos que estima va a tener la empresa.

No obstante, la elaboración de un presupuesto no implica necesariamente que la empresa vaya a ser rentable, sino que servirá para informar acerca de cómo va marchando el negocio.

6. Define con claridad tus objetivos

Definir la misión, visión y objetivos a alcanzar es el primer paso al darle una estructura a la empresa. Deben ser sencillas, entendibles y fáciles de memorizar.

Teniendo claro estos aspectos, se definirán las funciones y tareas de cada uno de los integrantes de la empresa. Por ello, es importante dentro de toda organización elaborar un manual de Normas y Procedimientos, donde se establezcan desde el principio las funciones y tareas de cada miembro.

Finalmente, siguiendo esta serie de pasos se puede lograr una correcta planificación y organización de la administración de tu negocio. Además, lograrás también tomar decisiones más acertadas para el desarrollo óptimo de tu empresa.